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25 janvier 2021

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6 min. de lecture

Comment organiser son travail pour être plus productive ?

Par Laure

Savoir organiser son travail n’est pas quelque chose d’inné, qui arrive comme ça un matin ! Non, ça s’apprend. Mais il me semble important de préciser que chacune d’entre nous a ses propres méthodes de travail. Nous sommes toutes différentes. C’est pourquoi j’ai eu envie de te donner 13 astuces, que tu peux tester et adopter le cas échéant. Un grand nombre d’entre elles peuvent s’appliquer à tout type d’activité. D’autres sont à s’approprier (ou non) et à personnaliser.

1. Organiser son travail : et si tu commençais par ranger

Commençons par le commencement si tu veux bien ! J’entends par là ton espace de travail ! Cela peut te paraître relativement simpliste, mais avoir un bureau bien rangé favorise la concentration et la productivité. D’ailleurs, on entend souvent dire autour de soi qu’une pièce en désordre traduit celui que l’on a dans ta tête… Alors, s’il y a bien un endroit qui doit être rangé c’est bien ton bureau ! En prenant soin de tout ordonner, tu n’es plus à la recherche de documents égarés, tu as tout ce dont tu as besoin à portée de main et tes yeux ne sont pas attirés par un éventuel « bazar » ambiant. Un conditionnement qui ne pourra être que favorable.

Devenir entrepreneure nécessite d’organiser son travail de manière optimale ! Tu veux savoir comment faire ? Découvre 13 astuces qui vont changer ta façon de travailler !

2. Trier et classer ses documents pour être mieux organisée

Tu as rangé ton bureau, tu te sens prête à commencer ta journée. OK. Mais le bureau c’est aussi celui de ton ordinateur ! Es-tu certaine que tu t’y retrouves dans tous les documents et fichiers que tu as enregistrés ? C’est important que tu puisses trouver facilement un devis de fournisseur, une facture client, une photo de ton produit, etc. Mon conseil : crée des dossiers par thématique (Business > Blog > Articles à publier), avec des noms de fichiers bien clairs du type 2021-12-31-Article-idees-jouets-noel.

3. Du calme pour booster sa concentration

Ce n’est pas nouveau : tu aides ton cerveau à se concentrer quand tu es dans un environnement calme et que tu es détendue. Le calme n’est pas forcément synonyme de silence ! Pour t’aider à créer cette bulle de zénitude, tu peux par exemple te créer une playlist spéciale productivité ou concentration (tu auras de nombreuses suggestions sur Spotify ou Deezer).

4. Commencer par les micro-tâches

Dans ta To-do list, il y a certainement des micro-missions qui ne vont pas te prendre beaucoup de temps (moins de 10 minutes). Pour autant, une mission rapide à faire n’en est pas moins importante ou urgente (mettre sous enveloppe une commande, envoyer une facture déjà prête à un client…). Afin de gagner en sérénité, effectue ces « petites » missions dès le début de ta journée de travail. Sinon, elles risquent d’être toujours d’actualité le soir venu…

5. Planifier sa journée en amont

Pour organiser au mieux ta journée, je te conseille vivement de prendre le temps de planifier ton travail. Comme tu le sais, apprendre à bien gérer son temps est indispensable pour travailler dans de bonnes conditions. Et cela est d’autant plus vrai quand tu es à ton compte, en solo.

Aussi, pense à coucher sur papier ta liste de tâches du lendemain (ou dans un logiciel comme Trello ou Google Agenda par exemple, si tu préfères les outils numériques). Petit conseil supplémentaire : tout ton matériel doit être prêt la veille au soir pour être opérationnelle dès le début de ta journée !

6. Automatiser les tâches pour gagner en productivité

Programmer ses publications sur Instagram ou sur Pinterest, gérer ses différents projets, sauvegarder ses documents… Tout cela peut se faire de manière automatisée grâce aux nombreux outils et applications mobiles (comme Hootsuite ou Later par exemple pour les réseaux sociaux). Si tu veux en savoir plus sur les outils qui te feront gagner du temps, je te présente ceux que j’utilise régulièrement dans la page Mes Outils pour ton Business.

7. Fixer une durée de travail pour chaque tâche

Quelle que soit la méthode que tu utilises pour organiser ton activité (Pomodoro, matrice Eisenhower, emploi du temps papier, etc.), il est important de mettre en place un cadre, celui qui correspond à ta façon de travailler et tes contraintes. Tu dois renseigner un temps imparti pour chacune de tes tâches afin d’être productive et éviter la procrastination. Et bien sûr, haro sur le multitasking qui est délétère pour toi et ton business.

8. Stopper les notifications en tout genre

Je sais, c’est difficile. Mais c’est indispensable pour être efficace dans son travail. Les notifications sur ordinateur et sur smartphone sont selon moi les pires interruptions ! En effet, elles sollicitent ton attention à tout moment de la journée (voire du soir et de la nuit). Résultat : elles te coupent dans ton travail et perturbent alors la bulle de concentration que tu te seras créée. Accorde-toi plutôt des moments dédiés pour consulter tes applications mobiles, SMS, etc. Quant à l’ordinateur, tu peux supprimer les notifications de la boîte de réception ou des réseaux sociaux dans tes paramètres.

9. Réussir à ouvrir ses e-mails qu’une seule fois par jour

« Quoi, une fois par jour ? Mais tu dérailles Laure ! » Non, pas du tout. Tu as bien lu. Une-fois-par-jour. En général, on a tendance à commencer sa journée de travail en regardant ses e-mails. C’est vraiment quelque chose que je te déconseille de faire. Certains messages peuvent te demander du temps, car tu vas devoir aller vérifier une information, transmettre un document, etc. Le mieux est de te consacrer un créneau spécial « courriers électroniques » en début d’après-midi par exemple, durant lequel tu vas répondre aux différents mails reçus, en transférer ou en envoyer.

Consulter ses courriels est une tâche professionnelle comme une autre. Elle ne doit pas être effectuée à la va-vite, au risque d’envoyer ton courrier au mauvais destinataire, surtout en fin de journée !

10. Identifier ses temps forts de la journée

Tu as déjà certainement entendu ou même prononcé cette phrase : « Alors moi, je ne suis vraiment pas du matin ! » Eh oui, nous avons toutes notre façon de gérer notre emploi du temps pour performer dans notre business ! C’est pourquoi je t’invite à repérer les moments de la journée où tu te sens la plus efficace, la plus créative, la plus productive. A contrario, identifie aussi les temps où tu es plus distraite. Tu pourras alors optimiser la planification de ta semaine de travail.

11. Se libérer l’esprit grâce aux notes

Je suis sûre que toi aussi tu as des dizaines d’idées à la minute ! Alors, pense à tout renseigner sur un carnet ou dans une application mobile. Quel que soit le type de support, c’est très important de pouvoir libérer ton mental de tous ces rappels ou idées qui te viennent en tête. De cette manière, tu peux rester concentrée sur la tâche que tu es en train de faire. Tu pourras relire tes notes dans la soirée ou à un autre moment de la journée.

12. Prioriser ses tâches pour maximiser son organisation

Que ce soit pour ta vie personnelle ou professionnelle, prioriser est le nerf de la guerre ! En effet, en définissant les tâches que tu peux déléguer, celles qui sont urgentes ou importantes, tu peux ainsi te concentrer sur celles qui vont te permettre d’atteindre les objectifs que tu t’es fixés.

13. Regrouper les tâches similaires

Après le Batch Cooking (préparer tous ses repas de la semaine sur une seule journée), je te propose le Batch Tasking qui est une méthode d’organisation efficace qui nous vient des États-Unis. Le principe ? Regrouper les tâches similaires et récurrentes dans l’objectif de gagner en énergie et en productivité. Par exemple, si tu es infopreneure, tu peux regrouper tes missions de rédaction le lundi après-midi (articles, newsletters, etc.), la création de vidéos le jeudi matin (tournage, montage, insertion des sous-titres…), la facturation et les impératifs administratifs un vendredi matin par mois.

Devenir entrepreneure nécessite d’organiser son travail de manière optimale ! Tu veux savoir comment faire ? Découvre 13 astuces qui vont changer ta façon de travailler !

Réussir à organiser son travail : Action — Réaction !

Maintenant que tu as lu mes différents tips pour être au top de l’organisation et améliorer sa productivité, tu vas pouvoir passer à la pratique ! Mon souhait est de t’aider à t’organiser pour faciliter ton nouveau quotidien d’entrepreneure, de créatrice. Le tout est de te créer de nouvelles habitudes professionnelles pour réussir à atteindre tes objectifs dans les meilleures conditions. Alors, quelles astuces as-tu choisies pour réussir à t’organiser au travail ? Dis-moi tout en commentaire de cet article !

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