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4 janvier 2021

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6 min. de lecture

6 outils pour réussir à travailler efficacement

Par Laure

Décider d’être efficace et de se concentrer sur les priorités n’est pas une option quand on devient entrepreneure ou freelance, c’est une nécessité ! Entre les tâches personnelles, les imprévus et les objectifs professionnels que tu t’es fixés, tu vas devoir t’organiser pour travailler efficacement. Pour cela, rien de tel que quelques outils numériques pour t’aider à gérer tes projets, définir et prioriser tes tâches, éviter les distractions et te libérer l’esprit. Tu te demandes comment faire le tri dans toute cette offre d’applications mobiles ou de logiciels en ligne ? Je te propose de découvrir ma sélection des 6 meilleurs outils de productivité (gratuits) qui vont te permettre au quotidien de te recentrer sur ce qui est essentiel pour toi : faire grandir ton business et prendre soin de toi !

1. Travailler efficacement grâce à Trello

Que serais-je sans lui ? Sincèrement, Trello me simplifie la gestion des tâches et des projets en cours ou à venir. C’est simple, il n’y a pas un jour où je ne l’utilise pas ! S’il ne fallait retenir qu’un seul outil de productivité gratuit, ce serait Trello. 

Contrairement à d’autres plateformes disponibles sur le marché, Trello dispose d’une interface en français, un plus si tu n’es pas forcément très à l’aise avec la langue de Shakespeare. 

Créer sa marque nécessite de travailler efficacement, avec méthode ! Pour ça, adopte vite ces super outils dans ton quotidien !
Que tu évolues en solopreneure ou que tu sois accompagnée par une équipe (rédacteur, graphiste, community manager, etc.), Trello est un espace de travail qui va t’aider à mettre en place une organisation efficace. Tu vas pouvoir facilement :

  • élaborer ta liste de tâches à réaliser ;
  • vérifier les échéances pour chaque projet ;
  • déposer des liens, des captures d’écran ou des pièces jointes dans les cartes ;
  • ajouter des commentaires et répondre à ceux reçus ;
  • intégrer des applications ;
  • consulter l’avancement des projets grâce aux check-lists ;
  • personnaliser l’arrière-plan et les couvertures de chaque carte ;
  • élaborer le planning éditorial de ton blog ;
  • classer tes articles selon leur état (publié, en cours de rédaction, etc.) ;
  • archiver les cartes réalisées ou qui ne sont plus pertinentes ;
  • inviter des membres ;
  • glisser-déposer les cartes dans une autre catégorie (de brouillon vers publié par exemple…

Et tellement d’autres options pratiques dans le quotidien d’une entrepreneure comme toi et moi ! Personnellement, je le trouve simplement génial pour organiser son travail et gérer le travail d’équipe.

Finis les Post-it jetés par mégarde (je parle d’expérience !), les échanges d’e-mails à rallonge ou ceux perdus dans la boîte mail. Trello permet de travailler avec méthode et facilite la communication avec son équipe, ses clients ou ses fournisseurs.

2. Améliorer sa productivité avec Toggl Track

Accroître sa productivité n’est pas une mince affaire, surtout quand on travaille en solitaire. C’est pourquoi je te conseille vivement de vérifier le temps passé sur chaque mission (pour tes projets ou ceux de tes clients).

Et pour ce faire, il y a Toggl Track ! Tu vas pouvoir travailler intelligemment en te rendant compte du temps réellement passé sur toutes les tâches de ta journée. D’ailleurs, si cela t’intéresse, j’ai aussi rédigé un article spécial sur la gestion du temps.

Mais revenons à Toggl Track ! Grâce à lui, optimiser son organisation et travailler de manière plus efficace devient si facile !

Voici tous ses avantages :

  • classer ses clients/projets et le temps passé pour chacun d’entre eux ;
  • lancer le minuteur en direct ou en manuel ;
  • faciliter la facturation au temps passé : finies les feuilles volantes qui disparaissent en 5 minutes ;
  • obtenir des rapports pour chaque projet ;
  • vérifier les temps « perdus » (interruptions variées) et les temps de réelle productivité ;
  • affiner son organisation entre vie professionnelle et vie personnelle ;
  • mieux maîtriser son temps et mieux gérer son travail, notamment grâce à la technique Pomodoro qu’il est possible de paramétrer depuis le logiciel ;
  • disposer d’un tableau de bord journalier ou hebdomadaire ;
  • dire adieu à la procrastination grâce au timer qui favorise la concentration ;
  • éviter de se laisser distraire (notifications, sollicitations extérieures, etc.)…

Une partie payante existe également, offrant plus de fonctionnalités comme la sauvegarde des rapports, l’intégration dans Ical, etc.

Pratique : tu peux ajouter une extension sur ton navigateur ! Un clic, et le chrono se lance.

3. Créer des designs facilement avec Canva

Canva fait clairement partie de mes outils préférés ! Il faut dire que Canva à tout pour plaire : de la simple conception d’un post à l’infographie plus travaillée, tu peux créer l’ensemble de tes designs en quelques clics (pour le web et le print).

En manque de créativité ? Avec Canva, tu vas pouvoir :

  • personnaliser des templates de designs adaptés à ton besoin (Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, affiche, etc.) ;
  • créer des supports qualitatifs comme des e-books, des publications pour les réseaux sociaux, des visuels pour ton blog, etc. ;
  • bénéficier de choix de polices d’écritures variées et tendance ;
  • créer des contenus rapidement et sans difficulté ;
  • arrêter de perdre du temps à trouver les bonnes dimensions pour tes visuels
  • utiliser des images libres de droit, des illustrations, des formes… directement depuis l’interface ;
  • tout faire à un seul endroit : rédiger le contenu et créer le design ! ;
  • rester productive et te concentrer sur la création de contenus pertinents sans passer des heures sur l’élaboration des designs…

La partie gratuite est déjà très intéressante et permet de se faire plaisir. La version payante t’offre un panel d’images et de photos plus conséquent, davantage de polices d’écriture, la possibilité de créer une équipe et encore beaucoup d’autres fonctionnalités avancées.

Canva m’est vite devenu indispensable, puisqu’il me permet de créer de jolis visuels pour mon compte Instagram tout en y ajoutant mes propres idées ! Résultat : un travail rapide, efficace et professionnel !

4. Programmer ses posts avec Later

Si tu es addict aux réseaux sociaux, tu connais certainement Later ! Impossible pour moi de ne pas t’en parler ici. Quand on crée sa marque, il est indispensable de réfléchir à sa communication digitale. Quel que soit le domaine d’activité, les réseaux sociaux sont indispensables pour : 

  • faire connaître sa marque ;
  • accroître sa notoriété ;
  • mettre en lumière son univers, le style de sa marque ;
  • interagir avec ses potentiels clients et sa communauté ;
  • permettre aux visiteurs de partager et relayer les publications ;
  • apporter du trafic sur son site ou sur son blog ;
  • créer du lien avec ses abonnés…

Programmer et automatiser la publication de tes posts, épingles ou stories avec Later va te faire gagner un temps précieux ! Cette application est un must-have dans la mise en œuvre de ta stratégie digitale

Grâce à Later, tu vas pouvoir :  

  • importer tes futurs posts (jusqu’à 30 par mois pour la version free) ;
  • vérifier l’harmonie de ton feed avant la publication ;
  • enregistrer les publications ;
  • les planifier pour les jours ou semaines à venir ;
  • identifier les posts, publications, stories, etc. qui ont rencontré le plus de succès ;
  • consulter les suggestions de hashtags ;
  • identifier les horaires les plus intéressants pour publier…

Publier régulièrement du contenu ? Plus besoin d’y penser, Later le fait pour toi. Pour découvrir cette application, je t’invite à jeter un œil à ma Page Outils du blog ! Une surprise t’attend 🙂

5. Structurer ses idées grâce à Wisemapping 

Connais-tu la technique du mindmapping ? En français, on parle de « cartes mentales ». Il s’agit, comme son nom l’indique, d’une façon de représenter tes idées pour vérifier leur cohérence, leur intérêt, etc. 

Wisemapping représente selon moi un excellent outil de travail pour mettre au clair ses idées, les trier, les hiérarchiser, les classer… Malgré son apparente simplicité et son design relativement ordinaire, je te garantis que cet outil offre une méthode de travail efficace. 

En effet, visualiser ses idées sous forme de schéma offre une certaine prise de recul et par conséquent, davantage d’objectivité et de clarté. 

Pour la création de ton site internet et celle de ton blog WordPress, utiliser le mindmapping te sera d’une très grande aide. C’est selon moi, un des meilleurs moyens pour : 

  • réfléchir à l’arborescence de ton site/blog WordPress et juger de sa cohérence ;
  • noter tes idées pour chaque page ou article à travailler ;
  • vérifier si des éléments sont manquants ou si les informations sont pertinentes ;
  • t’aider à trouver des connexions logiques entre tes pages ou tes articles ;
  • apporter une structure plus claire à un projet.

6. S’octroyer une pause avec l’application Petit Bambou

Tu veux être une entrepreneure épanouie (qui ne frôle pas le burn-out chaque mois) ? Tu voudrais être plus performante, mieux organisée et gagner en efficacité ? Alors, accorde-toi une pause. Eh oui ! Pour travailler efficacement, tu dois te préserver.  

En effet, il est nécessaire de prendre le temps de s’arrêter quelques instants pour libérer l’esprit qui est en ébullition, avancer avec assurance dans son business et être réellement efficace le reste de la journée.

L’application de méditation Petit Bambou sera un allié de choix pour garder l’équilibre et te débarrasser des pensées négatives. Eh oui, quand on rumine une difficulté ou un problème professionnel, apaiser l’esprit quelques minutes permet de mieux y faire face, de trouver des solutions et facilite la prise de décision. 

Les bénéfices ? 

  • être encore plus efficace dans son travail : le mental est apaisé ;
  • travailler plus vite, grâce à une meilleure concentration ;
  • mieux mémoriser ;
  • reprendre confiance en soi et s’ancrer pour avancer avec sérénité…
Créer sa marque nécessite de travailler efficacement, avec méthode ! Pour ça, adopte vite ces super outils dans ton quotidien !

Comment travailler efficacement ? Du bon usage des outils.

Je te propose ici une boîte à outils pour te permettre de t’y retrouver plus facilement. Tu peux d’ailleurs en découvrir plus sur ma page Outils. Bien entendu, nul besoin de tous les avoir pour devenir la reine de l’organisation et de la productivité ! Le but est avant tout de t’aider à te focaliser sur l’essentiel et de travailler mieux, pas d’avoir pléthore d’applications inutiles sur ton téléphone ou ton ordinateur ! 

À toi de faire ton choix selon :

  • tes besoins ;
  • ta façon de travailler ;
  • ton emploi du temps ;
  • ton organisation personnelle ;
  • ta personnalité ;
  • et, cela va de soi, tes objectifs.
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