Comment organiser son bureau pour gagner en productivité

S’il y a bien un domaine que l’on fait souvent passer au second plan quand on est entrepreneure, c’est l’aménagement de son bureau. C’est simple, on se trouve mille excuses pour laisser cette tâche tout en bas de sa to-do list ! Pourtant, travailler dans un espace agréable, quasi minimaliste aurait tendance à favoriser la productivité et à limiter les distractions. Je te donne ici quelques conseils pratiques pour savoir comment organiser son bureau de manière optimale et gagner en efficacité.

Aménager son bureau pour s’y sentir bien

Avoir un espace consacré à son activité professionnelle

Dans l’idéal, le mieux est d’avoir une pièce réservée à ta vie professionnelle, où tu peux travailler sans être dérangée. Mais, si déjà tu peux te créer un joli coin bureau (même sous l’escalier) ou dans un endroit calme de la maison, c’est déjà très bien ! Cependant, afin de travailler dans les meilleures conditions, tu éviteras de t’installer :

• dans un couloir, un lieu de passage fréquent ;
• dans une pièce annexe où jouent tes enfants ;
• sur un bout de la table basse que tu partages avec toute la famille…

Personnaliser et décorer son espace de travail

Donne vie à tes idées de déco ! Cela peut paraître superficiel, mais je trouve qu’apporter sa touche personnelle peut tout changer. Un petit rien comme un cadre photo, un peu de couleur, une lampe design… peut t’apporter un élan de motivation et de plaisir supplémentaire pour travailler. Alors pourquoi t’en priver ? Rends cet endroit cosy à souhait !

Tu peux aussi ajouter une éphéméride avec le mantra du jour ou encore afficher un mood board pour garder en tête ton pourquoi, tes ambitions et tes valeurs business. Invite aussi un peu de nature. Ton choix pourra se porter sur le ficus par exemple (il paraît même que cette plante favorise l’attention !) ou sur l’aloe vera qui absorbe les ondes électromagnétiques.

Ne fais surtout pas l’impasse sur l’éclairage ! Dans l’idéal, installe-toi face à la lumière du jour ou tout du moins dans une pièce relativement lumineuse. Tu limites ainsi la fatigue oculaire et améliore ta concentration. Sinon, investis dans une lampe de qualité, surtout si tu as tendance à travailler en soirée. Enfin, choisis un siège confortable pour ne pas finir pliée en deux à la fin de la journée. Ton dos te dira merci !

Un bureau ordonné, c’est un cerveau bien rangé

Personnellement, je trouve cet adage assez vrai. J’ai constaté à plusieurs reprises le lien entre mon humeur, mon état de stress et l’état de mon bureau ! Lorsque ce dernier est propre, rangé et parfaitement ordonné, mes idées sont claires, je me sens reposée et prête à relever de nouveaux défis professionnels. Incroyable, mais vrai !

Faire du tri

Chaque mois, prévois une session de tri et de rangement dans ton planning. C’est l’occasion de garder ce qui doit l’être et de jeter ce qui n’est plus utile. Attention, n’oublie pas que tu es tenue de conserver certains papiers administratifs, fiscaux ou comptables un certain temps (les factures, c’est 10 ans minimum).

Vérifie que tous tes papiers sont rangés astucieusement. Tu peux utiliser un classeur, des dossiers suspendus, un trieur, des pochettes… A toi de voir ce qui te convient. De la sorte, tu n’auras plus besoin de chercher le devis d’un fournisseur reçu il y a 3 mois. Ne t’inquiète pas, ce sera sûrement un peu fastidieux au début. Puis cela deviendra une véritable routine d’organisation. Ne baisse pas les bras trop vite !

Avoir l’essentiel à portée de main

Pour t’accompagner au quotidien, rien de tel qu’un carnet de notes. Oui, c’est bien moi, l’inconditionnelle du web et des outils en ligne qui te parle de carnet. Toujours sous la main, à côté de ton clavier, tu peux y inscrire toutes tes idées. Et si comme moi, tu aimes bien avoir tous tes précieux écrits sur ton ordinateur, j’ai ce qu’il te faut. Certaines marques de papeterie proposent de transformer la version papier en version numérique via une application mobile. Tu scannes ta page de notes avec ton smartphone et hop ! la voici numérisée et rangée dans ton dossier pro. Bien vu !

N’enfouis pas les papiers au fin fond d’un placard. Quand tu décides d’optimiser le rangement de ton bureau, fais au plus simple et au plus pratique. L’objectif étant de gagner du temps et d’être efficace dans ce que tu fais. Si tu passes la matinée à chercher ton matériel, ta clé USB, ton carnet, ton classeur, etc., tu perds du temps. Garde à proximité tout ce qui te sert au quotidien. Aménagements muraux, caissons sur roulettes, rangements intégrés, boîtes de rangement… tu as le choix !

Mon petit conseil : pense à tout ranger chaque soir pour retrouver un endroit propice au travail et à la concentration le lendemain. Si tu laisses ta tasse de thé à moitié vide de la veille, des bouts de papier qui se chevauchent et des dossiers qui ne demandent qu’à toucher le plafond, je ne sais pas pour toi, mais ça ne m’inspire pas l’envie folle de travailler. Qu’est-ce que tu en penses ?

Organiser son bureau virtuel

Le tout digital, c’est merveilleux, je te l’accorde. Un stockage qui paraît sans limites… Oui, mais il existe néanmoins un problème de taille : l’accumulation et la désorganisation. Le résultat ? Tu passes la journée à fouiller dans les méandres de ton disque dur, ce fichier que tu as téléchargé et dont tu ne rappelles pas du tout le nom ! Pour optimiser ta recherche de documents, je te conseille de renommer correctement chaque fichier. Puis, range-le dans le dossier approprié.

Avec la dématérialisation des documents, tu n’as plus forcément besoin de tout imprimer. Néanmoins, on n’est jamais trop prudent (surtout avec les infos administratives et financières). Pour ma part, j’enregistre absolument toutes mes infos professionnelles sur mon ordinateur mais aussi en ligne sur le service de stockage sécurisé PCloud.

Envie d’un peu de fantaisie dans tout ça ? Tu peux facilement trouver sur Pinterest des fonds d’écran pour hiérarchiser et classer tes dossiers. Ce sont souvent des templates réalisés par des graphistes ou des illustratrices. Personnellement, j’adore l’idée ! Qu’en dis-tu ?