Apprendre à gérer son temps : des méthodes simples et efficaces !

16 Nov 2020 | Organisation

Tu aimerais tellement gagner du temps et arrêter d’en perdre ! Je sais que gérer son temps c’est plus facile à dire qu’à mettre en œuvre. Entre la théorie et la pratique, il y a parfois un fossé. Mais quand on observe les répercussions positives d’une bonne gestion de son temps, on se demande pourquoi on n’a pas commencé plus tôt ! Et cela est d’autant plus vrai si tu lances ton business : il y a tant de choses à prioriser et à organiser. Le temps peut vite devenir ton pire ennemi.

Et si aujourd’hui, je te donnais quelques pistes toutes simples et pourtant redoutables pour faire du temps un allié ? Car, tu seras d’accord avec moi, passer le clair de son temps à se dire « les jours passent beaucoup trop vite ! », ça ne changera rien à ton organisation ni à ton efficacité !

Définir des objectifs clairs

Sans objectif, difficile d’aller bien loin, n’est-ce pas ? Quand je parle de fixer des objectifs, je ne te dis pas de faire une liste pour l’année complète, mais déjà de commencer pour une journée, une semaine et même pour un mois si tu te sens prête. Le mieux, c’est d’y aller à ton rythme, à petits pas. Tu verras, ça devient vite un jeu d’enfants !

Par exemple, tu peux te mettre comme objectif :

  • d’avoir réalisé ta brand board avant midi ;
  • d’avoir créé ton compte professionnel sur Instagram dans 3 jours ;
  • d’avoir fini le module 1 d’une formation en ligne demain après-midi…

En procédant de la sorte, tu pourras plus facilement fixer tes priorités, planifier ton travail et ton temps libre.

Je t’invite également à te poser ces trois questions :

  • Quelles actions vais-je mettre en place pour atteindre mon ou mes objectifs ?
  • Quel temps dois-je accorder pour chaque action ?
  • Quels sont les obstacles/imprévus éventuels ?

Mon conseil : ne cherche pas à t’imposer 10 objectifs à la fois, ce serait complètement contre-productif et stressant. Un, deux voire trois objectifs précis sont largement suffisants pour démarrer.

Diviser pour mieux « gérer »

Divise ton temps. C’est monsieur Francesco Cirillo qui le dit ! Dans sa méthode Pomodoro, il préconise de segmenter son temps de travail en petites portions de 25 minutes environ, puis d’effectuer des temps de pause de 5 minutes à chaque fois. Au bout de 4 cycles, tu peux t’accorder une pause beaucoup plus longue.

Cette méthode semble très technique, mais elle est sacrément efficace ! Tu es concentrée à 100 % pendant 25 minutes et après tu t’aères l’esprit pour mieux retourner à ce que tu as à faire. La technique Pomodoro permet d’éviter les distractions, les sollicitations extérieures. Tu n’as pas la tête débordée et complètement saturée au moment du coucher ! Tu verras, tu vas vite l’adopter et ça deviendra même une (saine) habitude !

Ma petite astuce : Time’s up ! N’hésite pas à utiliser un timer en ligne pour te signaler la fin de chaque période. Il y a par exemple l’outil Toggl Track, que j’ai découvert il y a peu de temps et que je trouve très pratique. Dans un prochain article, je te donnerai plus de détails sur les outils que je trouve géniaux pour t’aider à bien t’organiser.

Déléguer pour mieux organiser son temps

Savoir passer le relais peut parfois être plus compliqué qu’il n’y paraît : tu peux craindre que ce soit mal fait ou même pire, pas fait du tout ! Pour réussir à hiérarchiser ses priorités, il me semble nécessaire d’écarter cette peur. Si tu as des enfants qui sont en âge de participer aux tâches de la maison, n’hésite pas à leur confier des missions : propose à l’un d’être le « responsable en chef de la vaisselle » et de veiller à le remplir le soir et à le vider le matin. Pour la plus jeune, propose-lui de devenir la « magicienne de la panière à linge » ! Elle trie les couleurs et toi tu gères avec efficacité ton temps de travail !

Alors oui, peut-être que le résultat ne sera pas parfait, mais déléguer t’aura permis de prendre le temps d’avancer vers l’objectif que tu t’es fixé. Si tu es en couple, répartissez-vous de manière équitable la gestion des tâches ménagères. Peut-être que cela paraît évident, et pourtant, ce n’est pas toujours si simple de s’autoriser à lâcher prise sur tel ou tel point. Bref, tu as compris le principe. Il faut « simplement » accepter que ce ne soit pas forcément TA façon de procéder et que le résultat puisse être légèrement différent.

Je te promets que cela te permettra d’améliorer ton organisation et d’établir la priorité sur ce qui est essentiel pour toi.

S’autoriser à dire « non » !

Aïe, là aussi, j’appuie sur ce qui fait mal. Dire NON ! Un tout petit mot de trois lettres qui nous est pourtant si difficile à prononcer. Oser le non est indispensable si tu veux optimiser ton organisation de travail. Exprimer un non, c’est faire un choix, un vrai.

Ce mot, si petit soit-il, impactera de manière significative ton planning et donc ta gestion du temps ! Savoir dire non à un projet, à une demande, etc. est nécessaire pour atteindre avec sérénité tes objectifs. Et puis, un non c’est aussi un oui ! Oui au droit de se libérer du temps, d’organiser et gérer ses journées comme on l’entend. de se ressourcer (et éviter le burn-out), d’allouer du temps à sa famille, etc. D’ailleurs, ces instants sont indispensables et il faut les inscrire noir sur blanc dans ton planning.

Planifier l’imprévu

Mais quelle drôle d’idée ! Ce bel oxymore est cependant criant de vérité quand il s’agit de planifier et d’être bien organisée : dans ton agenda, pense à te réserver des créneaux vides. Oui vides ; ça peut être une journée entière, un après-midi, un matin… peu importe.

Un planning avec des « temps morts », des temps de « rien » est un bon planning. En effet, tu ne peux remplir chaque case de ton agenda ou de ton bullet journal sans risquer de frôler la surcharge mentale ! Le « rien » doit être planifié. Ces espaces-temps non définis te permettront de mieux faire face aux impondérables, aux urgences professionnelles et personnelles. Car des imprévus, il y en a toutes les semaines ! Choisir d’organiser ses journées en tenant compte de cela offre de grands bénéfices : tu es plus sereine, plus concentrée, tu vis chaque instant avec plus de tranquillité et d’assurance !

Bien gérer son temps : un gage d’efficacité

Comme tu le vois, il n’y a pas besoin de moyens très compliqués pour mettre en place de nouvelles routines d’organisation qui t’aideront à gérer ton temps de manière optimale. Ce sont des méthodes simples qui me paraissent essentielles de rappeler.

Savoir gérer son temps offre la possibilité de gagner :

  • en efficacité : si tu commences à organiser ton emploi du temps correctement, tu peux dire adieu à la procrastination ! Tu te concentres sur ce qui te fait vibrer, sur ce qui t’anime. Ton objectif est au bout, tu avances vers la réussite !
  • en sérénité : quand on prévoit même ce qui n’est pas prévu, forcément on a l’esprit plus léger et ça booste la créativité et la motivation. Tu subis moins de stress, tu sais identifier les tâches urgentes et celles qui le sont moins ;
  • en clarté : tu comprends ce qui est important, ce qui l’est moins, ce qui peut être délégué et ce qui doit être fait en priorité. Tu as une meilleure vision de ton temps et de ta vie. Tu peux ainsi prendre du recul et optimiser ton organisation, que ce soit pour ton travail ou ta vie personnelle ;
  • en concentration : une journée organisée avec soin te permet d’être pleinement dans ton travail. Apprendre à gérer son temps c’est s’offrir un cadre rassurant pour avancer efficacement. Fini le multitasking : une chose à la fois pour être plus productif, et c’est très bien comme ça !
Tu te sens engloutie par ce temps qui passe beaucoup trop vite ? Je te donne plusieurs techniques pour apprendre à mieux le gérer.
Il y a certainement d’autres méthodes que tu connais ou que tu appliques déjà ! N’hésite pas à les partager avec nous en commentaire !

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